Info tapahtumajärjestäjille

Tekniikka ajoissa

Jos tarvitset tekniikkaa, kuten äänentoistoa tai valokalustoa pyydämme täyttämään myös erillisen tekniikkalomakkeen.

Tilavuokraan ei sisälly tekniikkaa eli äänentoisto- ja valokalustoa.  Elävä Säätiön tapahtuma- ja mediapalvelut  palvelee sinua  tapahtumatekniikan järjestämisessä. Tee tekniikkatilaus tarpeeksi ajoissa, mieluiten heti tilavarauksen yhteydessä – jos tekniikkaa ei varata viimeistään kahta viikkoa ennen tapahtumaa, sitä ei voida yleensä järjestää.

Tekniikan vuokra katsotaan aina tapauskohtaisesti. Kulttuuriareena tukee harkinnanvaraisesti nuorten – ja nuorille suunnattuja tapahtumia maksamalla tekniikan. Muutoin tekniikkavuokra vaihtelee 42 €/tunti (sis. alv.) aina 400 € päivähinnan välillä.

Tämä koskee esim. ääni – ja valolaitteita ja niiden käyttöä, katsomon tai lavan pystytystä, tanssimattojen, datatykin, valkokankaan tai tuolien laittoa jne.

Jos teillä on oma tekniikka tai muualta hankittu, on silti hyvä käydä dialogia Elävä Säätiön tapahtuma- ja mediapalveluiden kanssa esimerkiksi trussien tai himmentimien käytöstä.

Jani Koponen, Elävä Säätiön työvalmentaja, media- ja tapahtumapalvelut,  puh. 044 0225869, jani.koponen@elava.fi

Sähköinen tilavaraus

Jokaisesta tilavarauksesta tulisi tehdä tilavarauslomakkeella tehty varaus, jotta saamme tarpeelliset tiedot sekä mahdollisen laskutusosoitteen. Pelkkä puhelimella/paikan päällä tehty varaus ei siis riitä.

Ilmoitus tapahtumakalenteriin

Tee tällä lomakkeella kätevästi ilmoitus tapahtumakalenteriimme. Lisää mielellään kuva (suositus 150-900 kt, jpeg)
Tapahtumakalenteri on vain Kulttuuriareenan tiloissa järjestettäville tapahtumille.

Käytännön asiat

Käy henkilökohtaisesti hyvissä ajoin ennen tapahtumaasi paikan päällä sopimassa käytännön järjestelyistä Kulttuuriareenan henkilökunnan kanssa. Henkilökunta perehdyttää sinut samalla mm. seuraaviin asioihin: hälytykset, valot, vessat, pukuhuoneet, siivous/siivousvälineet, lisäpaperit, kiinteistönhuollon päivystysnumero, pysäköinti, ea-pakkaus, huonekalut, roska-astiat/roskakatos jne. Mikäli käytätte keittiötä, pitää sitä käyttävän vastuuhenkilön olla mukana perehdytyksessä. Samalla käynnillä voitte kuitata myös talon avaimet itsellenne.

Muistathan huolehtia itse asianmukaisen luvan jos käytät tilavarauksen yhteydessä musiikkia.
Teoston käyttölupakohtaiset erityisehdot ovat muuttuneet vuoden 2024 alusta ja muutokset koskevat myös kuntien ja kaupunkien toimintaa. Pääsääntöisesti kaikkien tulee tehdä nykyään ilmoitus musiikin käytöstä ja tarpeen mukaan hankkia lupa Teostolta.
Lue lisää : https://www.teosto.fi/musiikin-kayttoluvat/luvat-ja-hinnastot/

Palaute ja kävijämäärä

Toimintamme ja palveluittemme kehittämisen kannalta olisi hyvä, että antaisitte palautetta tapahtumanne onnistumista ja/tai epäonnistumisista. Palautteen voi lähettää osoitteeseen kulttuuriareena44@kuopio.fi

Tilastoimme talon käyttötunnit ja kävijämäärät jotta toimintamme voisi edelleen jatkua laadukkaana. Ilmoitathan palautteen ohella  : 1) käyttämänne tunnit sekä  2) tapahtumanne kävijämäärän; yli 29 – vuotiaat ja alle 29 – vuotiaat.

Ilmoitus yleisötilaisuudesta poliisille

Lue Poliisi_Yleisotilaisuusohje_2016 (1)   ohjeistus ja arvioi edellyttääkö tapahtuma ilmoitusta poliisille.

Tarvittaessa voit kysyä asiasta Kulttuuriareenan henkilökunnalta, jolta saat myös tarvittaessa pelastussuunnitelman.